1.事先确定好活动清单
在活动清单表上我们需注明会议要求的所有重要条件，便于各个场所的比较和选择。这一方面，该系统内的数据将对选择场地的过程，大大提高效率。

2.综合考虑会议类型与场所的搭配
比如研究和开发会议需要有利于沉思默想、灵感涌现的环境。而对于交易会和新产品展示会，需要选择有展示空间的场所，会场交通必须便利等等。
3.实地考察
考察场地非常重要，要做好充分的准备，要约见会议方及场地方都能做决策的人。这样有利以后解决可能出现的交易问题。

4.活动整体规划
确定了场地，策划的工作接下来就会比较顺利，整个会议策划方案也会很快确定好。我们要做的就是先把整个会议的流程和方案想象出来，越具体越好招开策划动脑会。