第一、室内或者户外
会议公司必须先搞清楚自己承包这一次会议主办方有什么样的想法，他们是想举行室内的发布会还是室外的，如果是室内的最好可以选择在酒店进行，如果会议主办方不差钱，并且还想让自己公司企业的形象彰显出来的话，可以选在五星级或者是四星级酒店举行。如果会议主办方为了体现自己的权威性的话，还可以选择在一些比较严肃的地方举行，但是一般这些地方他们的审核程序非常的麻烦，主办方必须要和会议公司提前沟通协商好。而且在确定场地的时候一定要综合各个方面的因素，比如说场地档期、档次标准、价位标准、交通环境、以及人数多少等等方面挑选出一个性价比最为合适的地方。

第二、布置方案
会议公司在进行现场布置的时候，一定要提前把布置方案设计好，然后再把自己的方案交给主办方进行查看，看看符不符合他们的要求，方案设计就包括了产品的互动展示区、检票区、观众席、领导席、媒体席以及嘉宾席等等方面的安排。还有现场主题背景板的设置，室内会议室可以容纳的人数，酒水饮食方面的安排，参会人员怎么住宿，周围的交通环境等等各个方面。