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活动策划是一场不能有意外的表演
设计和举办一次活动常常被比喻为执导一部电影,无论它是一次普通会议,还是公司活动、筹款活动、正式会议、会展活动、奖励活动,或者其他特殊活动。但实际上筹办活动更像在策划一场现场直播的表演。它是一场高空走钢丝而没有安全网的表演,活动一旦开始就没有任何弥补的机会。活动必须一次性完成,不可能有预先排练。你不可能喊:“停拍”,然后重新拍摄。拍电影时可以通过剧本预知未来,而活动进行中你就无法预测你的客人和供应商们将怎样相互打交道,怎样作出反应。不过你可以事先计划,做一些准备工作,以便随时处理意外情况。不要忘记墨菲法则:可能会出错的事情一定会出错。
虽然你不是在拍一部角逐奥斯卡奖项的电影,但你是在创造一件可能会给别人留下永久回忆的活动。任何一场活动,无论是50人的小型活动还是2000余人的大型活动,应该像电影制作那样有详细的“剧本”,活动的预算也应该详尽明确。为各类会议、公司活动、新产品发布、奖励活动和特殊活动所作的预算少则几万,多则可达几十万甚至超出百万。进行如此周密策划的目的是绝对不能允许有任何意外事情发生的。
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