一、安排住宿要注意的问题：
主办单位预定房间要趁早，如果不事先保留房间，会产生下列问题：

1.遇到旺季，饭店可能将房间卖出，这样会迫使参会者住在距离会场较远的地方。

2.参会者可能拿不到优惠价格，因为个人无法有讲价的能力。

3.会场租金可能较高(如会场也在饭店)，通常饭店以预订房间数多寡来考虑场租可否讲价。

二、住宿程序：

一旦预订的房间决定后，有4种基本住宿程序：

1.告诉饭店所有参会者住宿经由团体(主办单位)订房卡或申请表为凭。

2.告诉饭店所有订房以主办单位的住宿表为凭证。

3.经由专业大型活动策划公司代为处理。

4.经由主办单位的住宿组人员负责。