随着会议的开始，参与会议的一些人开始变得非常的忙碌。因为有很多人到达，可能对于开会的地方不是很熟悉，所以就需要一些人专门并分批次的达到车站和码头以及机场进行接人。而且，需要一些人在参会人员需要住宿的酒店进行接待，并且发放与会议相关的一些资料并分发住宿所需要的房卡。

这是整个会议开始的第一个环境，就相当于开门红的角色，是非常重要的一个地方，要知道签到不仅能够起到核实参会人数以及姓名的效果，而且设置一个签到环境还具有暖场的作用，会议现场如果签到环境设置的好，可以很好的带动参会人员的情绪，提高现场的热烈氛围，拉近人与人之间的关系。

因为酒店方面特别怕他们会影响到别的消费者，也特别怕酒店工作人员的上班时间被他们给影响到，一般情况下，如果把会议场所安排在酒店的话，酒店相关负责人就只会给予四个小时左右的布置时间。

会议公司必须先搞清楚自己承包这一次会议主办方有什么样的想法，他们是想举行室内的发布会还是室外的，如果是室内的最好可以选择在酒店进行，如果会议主办方不差钱，并且还想让自己公司企业的形象彰显出来的话，可以选在五星级或者是四星级酒店举行。如果会议主办方为了体现自己的权威性的话，还可以选择在一些比较严肃的地方举行，但是一般这些地方他们的审核程序非常的麻烦，主办方必须要和会议公司提前沟通协商好。而且在确定场地的时候一定要综合各个方面的因素，比如说场地档期、档次标准、价位标准、交通环境、以及人数多少等等方面挑选出一个